Tertiaire A1 Secretaire Assistante

Titre professionnel Niveau IV - Bac

Secretaire Assistante

Durée : 400 heures + stage en entreprise
Date : Rentrée : Mars et Octobre
Pré-requis : niveau infra-bac accepté
Objectif : Acquisition des techniques et compétences en secrétariat
se professionnaliser - Acquérir un diplôme - se diriger vers un emploi.

Programme synthétique :

MODULE 1 : Logiciels Techniques du secrétariat

  • WORD 2013/2016
  • EXCEL  2013/2016
  • POWERPOINT  2013/2016
  • Windows et informatique

MODULE 2 : Techniques métier du secrétariat

  • Techniques de secrétariat
  • Communication orale : s’exprimer efficacement
  • Concevoir et rédiger des courriers professionnels

MODULE 3 : L’anglais d’entreprise

MODULE 4 : Techniques de la Comptabilité et de la Paye

  • Techniques de paie
  • Logiciels Ciel/EBP comptabilité
  • Logiciels Ciel/EBP PAYE

MODULE 5 : Techniques de l’Administration des Ventes

  • Logiciels Ciel/EBP Gestion commerciale

MODULE 6 : Maîtrise de la Pao et du web pour la Communication d’Entreprise

  • Logiciel PHOTOSHOP
  • Logiciel ILLUSTRATOR 
  • Logiciel INDESIGN
  • Mise à jour d'un site web

Compléments d'informations

MODULE 1 : Logiciels Techniques du secrétariat (70 heures)

WORD 2010  (28 heures)

Présentation de Word

  • Le positionnement
  • L’écran
  • Ouvrir, enregistrer, quitter
  • Personnaliser la barre Accès rapide
  • Personnaliser sa fenêtre

Mise en forme d’un document

  • Saisir et se déplacer
  • Sélectionner
  • Mettre en forme un document

Mise en page et Impression d’un document

  • Mise en Page
  • L’orientation de la page
  • L’aperçu avant impression
  • L’impression d’un document

Modification d’un document

  • Supprimer, Déplacer, Copier
  • Rechercher / Remplacer
  • Vérification orthographique et grammaticale

Insertion automatique, En-tête et Pied de page

  • Insertion automatique (version 2010)
  • En-tête & Pied de page

Créer des Tableaux

  • Créer un tableau
  • Saisir et sélection dans un tableau
  • Mise en forme et calcul simple

Images et mise en page

  • Insérer c’est créer un visuel
  • Insérer une image, utilisation de l’outil Image
  • Insérer une forme, utilisation de l’outil Dessin
  • Insérer un Word Art, utilisation de l’outil Dessin
  • Déplacer, modifier et mettre en page

Consignes Générales

  • Les règles de mise en page d’un document
  • Les caractères spéciaux, les accents

Les options de Word 2010

  • Le ruban (onglets, groupes et commandes)
  • Personnalisation du ruban et de la barre d'accès rapide
  • Raccourci clavier et touches fonction rapides

Les modèles et les formulaires

  • Création et utilisation d’un modèle
  • Utilisation de champs ("Remplir", "Date"...)
  • Les thèmes de documents
  • Enregistrement d’un modèle
  • Ouverture et modification d'un modèle
  • Création d'un formulaire
  • Insertion des champs
  • Protéger un formulaire

Le publipostage

  • Document principal (lettre, enveloppe, étiquette…)
  • Source de données (Word, Excel)
  • Insertion des champs de fusion
  • Les filtres et requêtes

EXCEL  2010  (28 heures

Découverte du logiciel

  • Notions de base et utilisation de l’aide
  • Présentation de l’écran et des barres d’outils standard

Gérer les cellules et les données

  • Insérer, supprimer et déplacer les cellules, lignes et colonnes
  • Saisir et modifier les données des cellules : texte, nombre et formules
  • Sélection de cellules ou de plage de cellules
  • Vérifier l’orthographe
  • Gérer les séries
  • Rechercher et remplacer des données et formats de cellules

Gestion des classeurs

  • Gérer les fichiers et dossiers
  • Créer un classeur à partir d’un modèle
  • Enregistrer les classeurs sous différents format
  • Insérer, copier et supprimer des feuilles de calcul
  • Modifier le nom et la position d’une feuille de calcul

Mise en forme de la feuille de calcul

  • Appliquer et modifier les formats de cellules (nombre, monétaire, date, heure, pourcentage, police, bordure, motifs…)
  • Mise en forme automatique
  • Aligner le contenu des cellules
  • Modifier les lignes et les colonnes
  • Utiliser la mise en forme automatique pour formater la feuille de calcul
  • Figer les volets et fractionner les feuilles
  • Verrouiller les cellules, masquer les formules, protéger la feuille et le classeur

Mise en page et impression des feuilles de calcul

  • Modifier les options de mise ne page des feuilles (marges, orientation, réduction, paramètres d’impression)
  • Définir les sauts de page et leur enchainement
  • Définir les en-têtes et pieds de page
  • Pré-visualiser et imprimer les feuilles de classeurs
  • Répéter automatiquement les en-têtes de lignes / de colonne à l’impression

Création et modification de formules

  • Créer et modifier les formules
  • Addition, soustraction, multiplication, division, calcul de pourcentage
  • Fonction de base (Somme(), Moyenne(), Min(), Max(), Nb())
  • Utiliser les références relatives et absolues, zones nommées

Création et modification d’objets graphiques

  • Créer, modifier (types de graphiques, données sources, options de graphique, emplacement)
  • Imprimer les graphiques
  • Créer, modifier et positionner les objets graphiques (format, échelle, valeur limites)

POWERPOINT  2010 (14 heures)

Lancement, présentation, assistants

  • L’écran PowerPoint
  • Les assistants
  • Lancement d’une présentation existante
  • Les différents modes d’affichage

Le menu affichage

  • Les barres outils
  • Les règles, les repères
  • Le zoom

Création de sa première vue (mode diapositives)

  • Composer à partir d’un modèle
  • Choisir un type de diapositive
  • Modifier, l’arrière-plan, le titre
  • La barre outils dessin, les formes automatiques

Trier ses diapositives (mode trieuse de diapositives)

  • Les barres outils, les transitions, les compilations
  • Masquer une diapositive, Minuter, Copier/coller, Couper/coller, Suppression

Le mode plan

  • Utilisation, Insérer des diapositives
  • Appliquer un modèle, affichage sélectif, les sélections
  • Insérer des commentaires (Mode page de commentaires)

Les insertions

  • Date, Heure, N° page, Images, Images bibliothèque
  • Graphiques, feuilles Excel, organigrammes, objet

La mise en page

  • Aperçu avant impression
  • Impression

Créer une présentation interactive

  • Définir l'enchaînement des diapositives
  • Effet de transition d'une diapositive à l'autre
  • Effet d'animation sur les textes et les objets
  • Créer des boutons d'action
  • Insérer des liens hypertextes
  • Optimiser transitions et animations
  • Définir des effets d'ouverture de déplacement d'un objet sur une trajectoire
  • Sonoriser une présentation, insérer une vidéo
  • Concevoir une borne interactive

Créer une présentation à emporter

  • Sur portable, sur CD-Rom, par mail, pour le web

MODULE 2 : Techniques métier du secrétariat (42 heures)

Techniques de secrétariat (14 heures)

Organiser et gérer des évènements

  • Les différents types d’événements
  • L’anticipation la clef de la réussite

Préparer et organiser des réunions

  • Organiser en amont la réunion (établir les convocations, préparer les dossiers, réserver une salle…)
  • Créer et utiliser des outils de suivi simples
  • Gérer la logistique pendant la réunion
  • Gérer l’après réunion

Préparer et organiser des événements spécifiques

  • Les outils de communication des événements spécifiques
  • Planifier les tâches
  • Organiser

Préparer et organiser des déplacements

  • Rechercher les meilleures organisations
  • Gérer les réservations (hôtel, voiture, billet d’avion…)
  • Préparer les dossiers de déplacement

Découvrir la prise de notes rapide

  • Les méthodes : Linéaire, Structurée, Arborescente.
  • Bien se préparer à la prise de note
  • Organiser sa page
  • Utiliser des abréviations

Organiser le travail administratif

  • La définition du poste administratif
  • Le poste de travail
  • Les outils du poste de travail

Traiter les courriers

  • Organiser la répartition des courriers
  • Gérer et organiser les priorités des courriers

Organiser un classement et un archivage efficace

  • Les différents modes de classement et d’archivage
  • Les différents outils pour le classement et l’archivage
  • L’organisation et l’efficacité de son classement
  • Les notions légales de l’archivage

Communication orale : s’exprimer efficacement (7 heures)

Définition de la Communication

  • Communiquer ? Pour quoi faire ?

Connaître le cadre de la communication

  • La singularité
  • Les éléments de la communication
  • Etude du schéma de communication

Les différentes formes de communication

  • Communication Verbale
  • Communication non Verbale

La communication Verbale

  • Le langage en pratique

La communication Non Verbale

  • Le savoir-être
  • Les différents comportements à adopter
  • Définitions du Savoir Etre

Les Postures

  • Les Gestes
  • Le Regard et le Visage
  • La voix
  • La répétition

Communiquer c’est Ecouter

Les atouts pour une meilleure communication

Communication orale : renforcer l’efficacité d’un bon accueil (7 heures)

Connaître le cadre de la communication orale

  • L’Emetteur, le Récepteur, le Message, le Canal
  • Utiliser le langage verbal et non verbal

La communication Verbale

  • Le langage en pratique

La communication Non Verbale

  • Le savoir-être
  • Les différents comportements à adopter
  • Définitions du Savoir Etre
  • Les Postures
  • Les Gestes
  • Regard et Visage
  • La voix
  • La répétition

Optimiser la relation avec « le client »

  • Etablir le contact
  • Adapter le message
  • Maîtriser son argumentaire

Optimiser l’accueil

  • La posture de l’accueillant
  • Savoir accueillir
  • Se présenter
  • Saluer
  • Savoir se retirer
  • Gérer l’information

Optimiser l’accueil téléphonique

  • La posture de l’accueillant au téléphone
  • Savoir accueillir
  • Se présenter, saluer
  • Savoir se retirer
  • Gérer la conversation

Concevoir et rédiger des courriers professionnels (14 heures)

Concevoir et rédiger des courriers professionnels

  • Cibler son lecteur
  • Le processus et les niveaux de lecture
  • Les différents centres d'intérêt

Préparer le texte

  • Définir les informations incontournables, préparer sa copie
  • Améliorer la qualité des textes, éliminer les redondances
  • Simplifier le vocabulaire, structurer des phrases
  • Raccourcir un texte sans le dénaturer

Repérer le message essentiel

  • Mettre en valeur
  • Restructurer
  • Réécrire

Habiller l'information

  • Apprendre à rédiger titres, chapeaux, intertitres et légendes,
  • Les différents habillages selon les genres

La communication interne

  • La note interne
  • Le compte rendu
  • Le rapport

La communication externe

  • Connaître les documents externes (communiqué, circulaire, formulaire…)
  • Correspondre avec les partenaires de l'entreprise, établir des relances

Mettre en valeur les documents

  • Préparer un document lisible, agréable
  • Equilibrer sa page
  • Insérer une image, un logo, un tableau, un graphique, un Word Art, un Smart Art et mettre en page

MODULE 3 : L’anglais d’entreprise (56 heures)

 L’accueil téléphonique (21 heures)

  • Acquérir de l'aisance au téléphone en langue anglaise
  • Intégrer les formules de base du téléphone
  • Savoir gérer un appel
  • Passer ou vérifier une commande
  • Régler un litige (délais de paiement, livraison...)
  • Gérer des rendez-vous

Techniques de rédaction (21 heures)

  • Présenter ses écrits "à l'anglaise" : format, références, présentation, abréviations courantes, dates et chiffres, formules de politesse, mots de liaison, structures idiomatiques
  • Rédiger courriers, fax et e-mail 
  • Rédiger pour être lu
  • Prendre des notes lors de réunions

L’accueil physique (14 heures)

  • Les cinq premières minutes
  • Les formules de politesse relatives à l'accueil d'un visiteur
  • Savoir se présenter, présenter sa société, son activité, introduire une tierce personne auprès de son interlocuteur

Techniques, phrases et situations types, transitions

Faire patienter, diriger et renseigner un visiteur ou un client

MODULE 4 : Techniques de la Comptabilité et de la Paye (70 heures)

Comptabilité générale  (21 heures)

Positionner la comptabilité générale

  • Le système d'information comptable.
  • La réglementation comptable applicable : Code de commerce, PCG.

Découvrir le bilan

  • Du patrimoine au bilan de l'entreprise.
  • Les postes de l'actif et du passif.
  • L'équilibre : emplois/ressources.
  • Les mouvements dans le bilan de l'entreprise.

Décrire l'activité de l'entreprise : le compte de résultat

  • La notion de période.
  • Définir le lien entre le bilan et le compte de résultat.
  • Distinguer les différentes natures de charges et produits.

Utiliser le plan comptable

  • Le plan comptable : structure et organisation.
  • Les règles de la codification comptable.
  • Démarche de recherche de l'imputation comptable.
  • La notion de débit et de crédit.

Comptabiliser des écritures

  • La démarche d'enregistrement des écritures.
  • S'entraîner à la comptabilisation des écritures comptables.
  • Pratiquer les principaux schémas d'écritures courantes.

Se repérer dans l'organisation comptable

  • Les imputations comptables.
  • Le classement des pièces comptables.
  • Les contrôles de cohérence entre les différents états comptables.
  • L'organisation de la comptabilité auxiliaire.

Réaliser un cas complet d'entreprise

  • Enregistrer des opérations dans les journaux.
  • Construire le grand-livre.
  • Justifier les comptes : lettrage et rapprochement.
  • Élaborer la balance des comptes avant inventaire.
  • Établir la balance après inventaire.
  • Construire le bilan et le compte de résultat.

Techniques de paie (21 heures)

Comprendre les grands principes de la rémunération

  • Comprendre l'environnement légal et les enjeux de la paie 
  • Les grands concepts et les différents acteurs 
  • Les grandes tendances : e-déclaration et e-paiements

Présentation et structure du bulletin de paie

  • Quelles sont les mentions obligatoires à faire figurer et celles interdites
  • Intégrer les différences entre l'approche juridique et l'approche informatique 
  • Connaître les différents modes de rémunération : mensualisation du salaire, SMIC et minimum conventionnel
  • Identifier toutes les composantes du salaire brut

L'incidence du temps de travail sur la rémunération brute

  • Distinguer durée légale et durée conventionnelle 
  • Comment calculer les incidences des heures supplémentaires : répartitions, quota et majorations
  • Le travail à temps partiel et les heures complémentaires
  • Quelles seraient les incidences d'une renégociation des 35 heures suite à la loi du 20 août 2008

Les congés payés

  • Comment calculer le droit à congés payés pour un CDD et un CDI
  • Le congé principal et la 5ème semaine
  • Le versement de l'indemnité (loi du maintien et du 10ème)

 Les absences et la maladie

  • Le calcul des retenues pour absence
  • Les indemnités journalières, l'indemnité légale et conventionnelle
  • Les cas de maladie, accident du travail ou maternité
  • Comment intégrer un changement de statut en cours d'année(passage non-cadre à cadre)

 Les autres éléments qui influencent le salaire net

  • Les autres retenues sur salaire
  • Comprendre le fonctionnement des frais de déplacement professionnel
  • Savoir calculer le montant des avantages en nature

Introduction au calcul des cotisations sociales obligatoires

  • Quelles sont les sommes soumises à cotisations
  • Les tranches et assiette de cotisation, la notion de plafond
  • Les cotisations Urssaf et Assedic
  • Les cotisations de retraite complémentaire

Comment comptabiliser les frais professionnels et les avantages en nature

  • Maîtriser les réglementations fiscales et sociales applicables aux remboursements des frais professionnels 
  • Quelles indemnités sont soumises à cotisations et à déclaration 
  • Nourriture, hébergement, véhicule de fonction : comment comptabiliser ces avantages en nature

Gérer la fin de contrat et calculer la dernière paie

  • Les différentes formes de rupture du contrat
  • Les indemnités pour licenciement
  • Les indemnités de départ et de mise à la retraite
  • Les documents liés à la rupture

Logiciels Ciel/EBP comptabilité (14 heures)

Organisation et mise en place de la comptabilité

  • Principe des écritures générales
  • Le bilan /résultat (étapes à respecter pour son établissement  et analyse)

Organigramme d'utilisation

  • Schéma d'utilisation
  • Mode de fonctionnement
  • Rappels

Société

  • Créer et paramétrer la société

Bases Comptables

  • Les Bases comptables

Les Saisies

  • Ecritures comptables
  • Saisie standard
  • Génération de modèle
  • Abonnement
  • Saisies guidées Saisies en devises
  • Saisies à effectuer

Traitements - Editions – Utilitaires

  • Les Traitements
  • Les Editions

Les Utilitaires Traitements - Editions – Utilitaires

  • Rapprochement bancaire
  • TVA
  • Lettrage
  • Réimputation de compte

L’analytique

  • Mise en place d’une comptabilité analytique
  • Sauvegardes

Mise en place d’une politique de sauvegarde

Logiciels Ciel/EBP PAYE (14 heures)

  • Créer, ouvrir, modifier, supprimer un dossier
  • Sauvegarder, restaurer un dossier
  • Créer les listes des banques et des conventions collectives
  • Modifier, supprimer et imprimer la liste des cotisations
  • Modifier, supprimer et imprimer la liste des profils
  • Créer, modifier et imprimer la liste des salariés
  • Introduire les salaires de base des salariés
  • Créer un bulletin de paye
  • Insérer de nouvelles rubriques dans un bulletin de paye
  • Modifier un bulletin de paye
  • Calculer le salaire de base à partir du salaire net
  • Imprimer un bulletin de paye
  • Valider un bulletin de paye
  • Imprimer l'ordre de virement
  • Imprimer le livre de paye
  • Imprimer les retenues par caisse
  • Etablir la DADS
  • Le planning des vacances
  • Le récapitulatif des réductions sur les bas salaires
  • Transférer les ordres de virement
  • Transférer l'écriture de paye en comptabilité
  • Sauvegarder un dossier
  • Analyser les données de paye
  • Les graphiques
  • Informatiser la paye
  • Gérer les bulletins de paye
  • Traitements et éditions mensuels/trimestriels
  • Traitements et édition annuelles
  • La dernière paye de l'année
  • Régularisation des planchers et plafonds
  • Le treizième mois
  • Les états de fin d'année
  • L'état de provisions pour congés payés
  • Sauvegarde de l'exercice

MODULE 5 : Techniques de l’Administration des Ventes (42 heures)

La mission de l'assistante commerciale au Service ADV

  • La place de l'ADV dans la Supply Chain.
  • Resituer son rôle clé d'interface dans l'organisation commerciale.
  • Optimiser la relation avec la clientèle : attentes des clients, motifs de satisfaction.
  • Contribuer à la fidélisation des clients et au chiffre d'affaires.

Conseiller les clients et vendre par téléphone

  • Créer le contact.
  • Questionner pour détecter les besoins du client.
  • Argumenter pour conseiller et convaincre.
  • Répondre aux objections.
  • Conclure ses entretiens en engageant le client.
  • Cas pratiques : vente de substitution, vente additionnelle.

Fidéliser les clients : suivi des commandes, traitement des situations délicates et des litiges

  • Anticiper et proposer des solutions alternatives.
  • Proposer un compromis équitable pour l'entreprise et ses clients, se montrer diplomate.
  • Désamorcer les situations de tension.
  • Prendre des initiatives.
  • Gérer les litiges :
    • désaccord sur la fourniture ;
    • modification de la commande ;
    • retard de livraison ;
    • relance d'impayé.

Optimiser son temps au service du client, mieux fonctionner en binôme avec le commercial terrain

  • La répartition des rôles avec le commercial terrain.
  • Déterminer l'importance des demandes.
  • Arbitrer et hiérarchiser en fonction de la priorité client.
  • S'organiser pour respecter les délais.

Logiciels Ciel/EBP Gestion commerciale (14 heures)

Créer et paramétrer la société

  • Saisie des tables
    Saisie des familles d’articles 
    Saisie des articles
    Saisie des représentants
    Saisie des Clients

Optimiser l’utilisation du logiciel

  • Créer, effacer, filtrer, trier les fiches
  • Transférer un devis en facture
  • Devis
  • Commandes
  • Bons de livraison
  • Factures
  • Avoirs / Règlements, suivre les impayés,...

Les outils de personnalisation

  • Création et personnalisation de vos documents
  • Personnalisation de votre fichier à vos spécificités 

Optimiser vos actions commerciales

  • Mailing, faxing, e-mailing
  • Statistiques
  • Gestion de la relation clients
  • Courriers clients
  • Gérer vos stocks

Envoyer les écritures en comptabilité

Sauvegardes

Mise en place d’une politique de sauvegarde

MODULE 6 : Maîtrise de la Pao et du web pour la Communication d’Entreprise

Logiciel PHOTOSHOP (21 heures)

Logiciel ILLUSTRATOR (21 heures)

Logiciel INDESIGN (14 heures)

CMS JOOMLA (63 heures)