Formation Outlook Tâches et partage

Présentation

Microsoft Outlook (officiellement Microsoft Office Outlook) est un gestionnaire d'informations personnelles et un client de courrier électronique propriétaire édité par Microsoft. Il fait partie de la suite bureautique Microsoft Office.

Bien qu'il soit principalement utilisé en tant qu'application de courrier électronique, il propose aussi un calendrier et un gestionnaire de tâche et de contact.

Il peut être utilisé de manière autonome, mais il a aussi la possibilité de fonctionner conjointement à Microsoft Exchange Serverpour fournir des fonctions étendues pour une utilisation multi-utilisateurs dans une organisation, telles que le partage des boîtes de courriels, des calendriers et des emplois du temps des réunions.

(Wikipédia)

Objectif

  • Savoir utiliser Outlook comme messagerie intranet.
  • vous apprendrez à planifier des rendez-vous, des événements, envoyer / répondre à une réunion, partager vos Calendriers, utiliser des tâches.. Outlook vous permet aussi de gérer vos contacts, de planifier des tâches et de créer des notes. Vous verrez aussi comment gérer tous les éléments utilisés dans Outlook ; sélectionner des éléments, les rechercher, les trier, les filtrer, les regrouper, les organiser par catégories... Un chapitre est consacré à l'archivage des messages par la création de fichiers de données Outlook (.pst).

Public

  • Utilisateurs d'intranet.

Pré-requis

  • Utilisateurs bureautique.

Compléments d'informations

 

Le dossier Tâches

  • Afficher le dossier 'Tâches'
  • Créer une nouvelle tâche
  • Le 'Volet de lecture'
  • Modifier l'affichage du dossier 'Tâches'
  • Personnaliser l'affichage du dossier 'Tâches'

Gérer le dossier Tâches

  • Convertir un message en tâche
  • Indiquer une date d'échéance
  • Remplir un formulaire de tâche
  • Assigner une catégorie à une tâche
  • Mettre à jour une tâche
  • Rendre une tâche périodique

Imprimer le dossier Tâches

  • Imprimer une tâche
  • Imprimer des tâches non contiguës
  • La mise en page
  • En-tête et pied de page
  • Imprimer une liste de tâches

Affecter des tâches

  • Créer une tâche
  • Assigner une tâche
  • Recevoir la confirmation d'une tâche
  • Assigner une tâche existante
  • Consulter le rapport de suivi d'une tâche
  • Consulter une tâche

Le suivi des tâches

  • Accepter une demande de tâche
  • Mettre à jour une tâche
  • Envoyer un rapport de la tâche
  • Réassigner une tâche

Le dossier 'Notes'

  • Inscrire une note
  • Assigner une catégorie à une note
  • Consulter une note
  • Supprimer une note
  • Modifier le mode d'affichage
  • Modifier la taille des notes
  • Transférer une note à un contact

Partager ses dossiers Outlook

  • Définir des droits de partage
  • Sélectionner les destinataires
  • Modifier les autorisations d'accès par défaut
  • Ouvrir le dossier d'un autre utilisateur
  • Afficher/masquer le dossier d'un autre utilisateur
  • Supprimer l'affichage d'un calendrier partagé
  • Supprimer une autorisation d'accès

Nommer des délégués

  • Afficher la boîte de dialogue 'Options'
  • Sélectionner un ou des utilisateurs
  • Assigner les niveaux d'accès
  • Afficher les dossiers rendus accessibles

Le dossier Journal

  • Les options du dossier Journal
  • Activer les options du dossier Journal
  • Ajouter le bouton 'Journal' au volet de navigation
  • Ajouter une inscription au journal, manuellement

Accéder à Internet avec Outlook

  • Utiliser un lien hypertexte
  • Insérer un lien hypertexte
  • Afficher la barre d'outil Web
  • Naviguer sur le Web avec Outlook
  • Utiliser la liste déroulante de la zone d'adresse
  • Utiliser les boutons de navigation de la barre d'outils Web

L'Archivage automatique

  • Modifier les paramètres de l'archivage automatique
  • Modifier les options d'archivage d'un dossier
  • Lancer l'archivage automatique
  • Ouvrir un dossier d'archive