Session N° 7 - Niveau 4 - BAC

Entrée et sorties permanentes
(Possibilité d'effectuer le cycle par correspondance)

OBJECTIFS OPERATIONNELS DU TRONC COMMUN

Aux titres de Secrétariat de Niveau IV

Activité-type 1 : ASSURER LES TRAVAUX COURANTS DE SECRETARIAT ET ASSISTER UNE EQUIPE

Liste des compétences de la première partie :

• Produire des documents professionnels courants
• Assurer la communication des informations utiles à l’activité du service ou de la structure
• Assurer le classement et l’archivage des documents du service ou de la structure
• Accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur
• Assurer le traitement du courrier
• Coordonner le planning d’activités d’une équipe et fixer des rendez-vous
• Organiser les déplacements et les réunions
• Gérer un stock de consommables

OBJECTIFS OPERATIONNELS

Activité-type 2 : ASSURER LE TRAITEMENT ADMINISTRATIF DANS UN SERVICE MEDICAL OU SOCIAL

Liste des compétences de la deuxième partie :

• Constituer et organiser des dossiers administratifs de patients ou d’usagers
• Appréhender la situation de l’usager ou du patient lors de l’accueil et tout au long de sa prise en charge
• Actualiser des tableaux de suivi et présenter des statistiques en lien avec l’activité du service ou de l’entreprise

Programme : 1ere Partie

Produire des documents professionnels courants : 203 heures
Assurer la communication des informations utiles à l'activité du service ou de la structure : 28 heures
Assurer le classement et l'archivage du service ou de la structure : 21 heures
Accueillir et orienter un correcpondant téléphonique et ou un visiteur : 14 heures
Assurer le traitement du courrier : 35 heures
Coordonner le planning d'activités d'une équipe et fixer des rendez-vous : 28 heures
Organiser les déplacements et des réunions : 28 heures
Gérer un stock de consommables : 28 heures

Total Apprentissage : 385 heures
Mise en Situation : 35 heures
Epreuve de synthese / Examen : 7 heures

TOTAL : 427 heures
Entrée et sorties permanentes (Application en entreprise facultatif)

Constituer et organiser les dossiers administratifs de patients ou d'usagers : 134 heures
"Appréhender la situation de l'usager ou du patient lors de l'accueil et tout au long de sa prise en charge": 47 heures
Actualiser les tableaux de suivi et présenter de statistiques en lien avec l'activité du service ou de la structure : 30 heures

Total Apprentissages : 211 heures
Mise en Situation : 70 heures
ECF : 7 heures

TOTAL AT2 : 288 heures

Produire des documents professionnels courants 203 heures

Présenter des documents professionnels à l’aide d’un traitement de texte (Word) « Saisir, à partir de supports manuscrits, numériques, audio, des données texte et les mettre en forme en respectant les normes et usages professionnels (règles typographiques, charte graphique, etc.), en utilisant un traitement de texte (Word) »
Créer des tableaux chiffrés et des graphiques à l’aide d’un tableur (Excel) « Saisir des données chiffrées, effectuer des calculs de base et présenter des tableaux et graphiques, facilement exploitables, à l’aide d’un tableur (Excel) ».
Concevoir une présentation assistée par ordinateur (Powerpoint)
« Saisir et mettre en page tous types de données (textes, chiffres), insérer des objets (images, graphiques, etc.) et concevoir un diaporama clair et lisible, en utilisant un logiciel de PréAO (Powerpoint) ».
Rédiger des écrits professionnels simples
« Rédiger des écrits professionnels simples et d’usage courant (notes, mémos, courriers) en s’aidant de formules-type, en respectant règles orthographiques, syntaxiques et style adapté à chaque type d’écrit ».
Prendre des notes et les exploiter dans leur contexte
« Prendre des notes en utilisant des techniques de prise rapide et les restituer par écrit de façon claire et fiable, en adaptant le style au type d’écrit (messages, courriers, comptes-rendus, etc.) ».

Assurer la communication des informations utiles à l’activité du service ou de la structure 28 heures

• Effectuer une recherche d’informations à partir de différentes bases
• « Dans le cadre d’une demande ponctuelle, ou de la veille liée à l’activité de la structure, rechercher les informations souhaitées en sélectionnant les sources pertinentes (Internet, annuaires, ouvrages professionnels, etc.) »
• Communiquer des informations de façon efficace
• « Transmettre aux personnes concernées les résultats d’une recherche d’informations, ponctuelles ou périodiques, en les traduisant de façon synthétique et dans les délais requis »

Assurer le classement et l’archivage des documents du service ou de la structure 21 heures

• Optimiser son poste de travail pour un classement efficace
• « Organiser son poste de travail en prévoyant le matériel de classement nécessaire (mobilier, fournitures) et sa disposition, pour gagner en efficacité dans ses activités professionnelles »
• Elaborer le plan de classement du service ou de la structure
• « Concevoir un plan de classement informatique ou manuel, en s’appuyant sur différentes typologies de classement, pour une recherche aisée »
• Mettre en place un système de classement et d’archivage des dossiers
• « Mettre en place un système de classement et de conservation des documents, à partir d’un plan préétabli, en utilisant les outils adaptés (supports numériques, fonctions logicielles, fournitures de bureau, etc.) et en respectant procédures internes et règles d’archivage »

Accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur 14 heures

• Accueillir un visiteur
• « Accueillir un visiteur, attendu ou non, afin de le renseigner ou de l’orienter vers l’interlocuteur concerné, en adoptant une posture professionnelle »
• Traiter les appels téléphoniques
• « Emettre et recevoir les appels téléphoniques du service ou de la structure avec aisance et courtoisie, en maîtrisant la durée de l’échange et en s’assurant de la perception correcte du message »

Assurer le traitement du courrier 35 heures

• Traiter le courrier « Arrivée » et « Départ »
• « Réceptionner, ventiler et expédier le courrier du service ou de la structure, en respectant procédures internes et conditions d’affranchissement »
• Répondre aux courriers courants
• «Traiter directement le courrier reçu, à partir de lettres-type, de réponses simples, ou préparer les éléments de réponses avant diffusion aux intéressés »

Coordonner le planning d’activités d’une équipe et fixer des rendez-vous 28 heures

• Tenir l’agenda d’une équipe
• « Tenir à jour le(les) agenda(s) des membres d’une équipe, à partir de rendez-vous transmis ou à fixer, de façon fiable et réactive, en utilisant un outil de travail collaboratif : téléphone mobile, agenda électronique ou PDA (Personal Digital Assistant) »
• Planifier les activités d’une équipe
• « Concevoir un planning (à l’aide d’un tableur ou autre logiciel spécifique) permettant un suivi aisé des activités d’une équipe, pour une exploitation interactive »

Organiser les déplacements et les réunions 28 heures

• Organiser des déplacements
• « Assurer l’organisation matérielle des déplacements liés aux missions de l’équipe, après avoir recensé les informations nécessaires et en tenant compte des différentes contraintes de la structure »
• Organiser des réunions
• « Assurer l’organisation matérielle des réunions internes ou externes, en procédant à la réservation des salles et des équipements nécessaires et en s’assurant du bon déroulement des différentes étapes »
• Suivre les opérations liées aux déplacements et réunions
• « Effectuer le suivi des opérations liées aux déplacements et réunions en établissant les documents ou tableaux nécessaires (échéanciers, feuilles de route, budgets, etc.) et en s’assurant de la transmission en temps voulu des éléments aux personnes concernées (dossiers de travail, billets, confirmations de réservation, etc. »

Gérer un stock de consommables 28 heures

• Mettre en place un stock de fournitures
• « Préparer les éléments de mise en place d’un stock de consommables (fournitures de bureau courantes, petits équipements, etc.) en identifiant les besoins du personnel et en dressant une liste-type de produits nécessaires au bon fonctionnement du service ou de la structure »
• Assurer la gestion administrative des approvisionnements
• « Gérer les opérations d’achat de fournitures (comparatif des coûts, commandes, contrôle des marchandises et des factures, etc.) après avoir fixé les seuils de réapprovisionnement des stocks et en tenant compte des délais fournisseurs »
• Mettre en place la procédure de suivi
• « Concevoir une méthode d’organisation de travail et une procédure permettant de suivre le budget et le stock des consommables (besoins courants et ponctuels) à l’aide d’outils de suivi (tableur, logiciel de gestion, etc.) permettant une application efficace »

Constituer et organiser des dossiers administratifs de patients ou d’usagers 134 heures

• Organiser des dossiers administratifs de prise en charge
  
  « Constituer les dossiers administratifs de prise en charge des patients ou des usagers, en structure médicale ou sociale, en collectant et en vérifiant les éléments indispensables au suivi, à la mise à jour et à la conservation des documents».
• Collecter et transmettre les actes médicaux ou les prestations, en application des procédures en vigueur
• « Effectuer la saisie et la transmission des actes ou des prestations aux organismes concernés, après avoir vérifié les données collectées, dans le respect des nomenclatures et tarifications en vigueur (PMSI, T2A, CIM 10, forfaits journaliers, etc.) et en utilisant des outils adaptés ».

Appréhender la situation de l’usager ou du patient lors de l’accueil et tout au long de sa prise en charge 47 heures

• Identifier la problématique des usagers ou des patients
• « Ecouter et questionner l’interlocuteur, afin de déceler son besoin et d’en mesurer l’urgence, en faisant preuve d’empathie, et dans la limite de son champ de responsabilités ».
• Orienter l’usager ou le patient vers le service ou la personne compétente, en interne ou à l’externe
• « Apporter des éléments de réponse, afin de faire le lien avec le service ou l’interlocuteur adéquat, sans dépasser la frontière professionnelle, et en respectant les règles de confidentialité ».
• Acquérir les comportements adaptés aux situations conflictuelles lors de l’accueil
• « Parfaire sa maîtrise des situations relationnelles difficiles, en adoptant une posture professionnelle et une attitude rassurante, pour désamorcer les tensions ».

Actualiser des tableaux de suivi et présenter des statistiques en lien avec l'activité du service ou de la structure 30 heures

• Mettre à jour des tableaux de suivi
• « Enregistrer périodiquement ou ponctuellement, en fonction des besoins, les données nécessaires (médicales ou sociales, …) au suivi de l’activité du service ou de la structure, à l’aide d’outils adaptés (tableur, logiciel de gestion, etc.), en veillant à l’automatisation des calculs et à la fiabilité des sources et de la saisie »
• Présenter des données chiffrées
• « Réaliser des tableaux statistiques et/ou des graphiques, à partir des données saisies, en vue d’une présentation de l’information la plus adaptée au besoin et facilitant la connaissance du secteur »